Inleiding
De ambtelijke organisatie van de gemeente Houten heeft de ambitie om ook in de komende jaren op een persoonlijke en professioneel vernieuwende manier bij te dragen aan de ontwikkeling van de Houtense samenleving. Daarvoor is het wel nodig om de organisatie structureel te versterken. Het college heeft deze noodzaak tot versterking onderkend en heeft daarom, meteen na het raadsbesluit in september 2017 over het stopzetten van de fusie met Wijk bij Duurstede, de gemeentesecretaris twee opdrachten gegeven, te weten:

• uitwerken hoe de (formatieve) versterking van de organisatie op eigen kracht én structureel tot stand kan worden gebracht, zodat kwetsbaarheid kan worden verminderd en het strategisch vermogen wordt versterkt;
• uitwerken met welke focus én op welke wijze met hernieuwde inzet in de komende jaren       (2018-2022) gewerkt wordt aan de (door)ontwikkeling van de organisatie.

Op basis van de uitwerking van deze twee opdrachten heeft het college op 25 juni 2018 besloten over ‘de versterking van de organisatie en de herijking van de hoofdstructuur en sturing’. Dit besluit moet ertoe leiden dat:

• knelpunten die nu in de structuur worden ervaren, worden opgelost, zodat de structuur weer meer bijdraagt aan de gewenste manier van werken;
• de organisatie op eigen kracht kan worden versterkt, doordat formatie wordt herschikt, passend bij de versterkingsnoodzaak.

De raad is de afgelopen maanden op verschillende momenten hierover bijgepraat en middels bijvoorbeeld het overdrachtsdocument 2018, financieel kader 2019-2022 en collegeprogramma 2018-2022 geïnformeerd.
Hieronder wordt nader ingegaan op de gevolgen van dit besluit voor de periode 2019-2022. Daarnaast wordt ingegaan op de actuele ontwikkelingen op het gebied van informatiemanagement en - veiligheid.

Focus op organisatieontwikkeling

• Structureel en duurzaam versterken van de organisatie

De noodzaak om de organisatie te versterken manifesteert zich breed in de organisatie en vraagt na jaren van ombuigingen om een investering in een bandbreedte van € 0,9 - € 1,1 miljoen. Op basis van de herijking van de hoofdstructuur en sturing van de organisatie, is de organisatie zelf in staat om       € 0,6 miljoen vrij te spelen. De resterende € 0,4 miljoen heeft de raad op 10 juli 2018 bij de besluitvorming over het financieel kader 2019-2022 beschikbaar gesteld. De door de organisatie zelf vrijgespeelde financiële en formatieve ruimte wordt geherinvesteerd in de organisatie op een zodanige wijze dat de kwaliteit wordt versterkt en de kwetsbaarheid wordt verminderd. De door de raad aanvullend beschikbaar gestelde € 0,4 miljoen wordt voornamelijk ingezet om de eerder door de raad beschikbaar gestelde incidentele middelen tot en met 2019 structureel door te zetten. Het gaat om een investering op de volgende beleidsterreinen:

Tabel: inzet middelen voor structureel en duurzaam versterken van de organisatie

• De ontwikkelambitie van de organisatie

Een sterke organisatie is een organisatie die focus aanbrengt op waar ze toegevoegde waarde kan leveren en op de wijze waarop ze daar invulling aan geeft. Het college heeft daarom ook de gemeentesecretaris opdracht gegeven om met hernieuwde inzet aan de slag te gaan met de (door)ontwikkeling van de kwaliteit van de organisatie.
Ondanks de ombuigingen heeft de organisatie zich in de afgelopen jaren al verder doorontwikkeld. Zo is stevig verder invulling gegeven aan het ‘van buiten naar binnen’ werken. Het oefenen met schakelen in rollen en goede samenwerking wordt zichtbaar in de manier waarop vandaag de dag wordt gewerkt aan uitnodigingsplanologie, maar ook bij het samen optrekken met inwoners en meer innovatief benaderen van het beheer van de openbare ruimte. Ook zichtbaar wordt het bij de inspanningen die geleverd worden om de benutting van het 0-de lijns zorgnetwerk te stimuleren en te faciliteren. We staan steeds meer en directer in contact met de inwoners via sociale media zoals Whats App en Facebook. Het sluit allemaal aan bij de bedoeling van onze organisatie, het werken aan de stad en haar omgeving.
Het verder doorwerken op die ingezette koers vereist voortdurende aandacht, omdat onder invloed van trends en ontwikkelingen, het samenspel tussen organisatie, bestuur, inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners vandaag de dag heel anders is dan een aantal jaren geleden. Voor veel opgaven bestaat geen pasklaar antwoord en moeten we op zoek naar nieuwe oplossingen. Aansluiting houden bij de maatschappelijke trends van digitaal, eigen initiatief en de mens of het vraagstuk centraal, in plaats van het systeem of de procedure.
De Houtense organisatie wil ook in de komende jaren een organisatie zijn, die bestaat uit mensen waar graag een beroep op wordt gedaan. Mensen die zich, naast professioneel en deskundig, ook kunnen inleven in wat iemand nodig heeft én lef tonen en ruimte nemen voor noodzakelijke vernieuwing, passend bij de vraagstukken van deze tijd. Daarom zal in de komende jaren gewerkt worden aan de volgende ontwikkelambitie:

• Ambities en andere manier van werken

De ontwikkelambitie van de organisatie vraagt ook om een andere manier van werken. Met behulp van het programma Organisatieontwikkeling wordt onder het motto ‘Persoonlijk verbinden en professioneel vernieuwen’ gewerkt aan de versterking en (door)ontwikkeling van de organisatie. Dit krijgt vorm door:

• vaardigheden en talenten van medewerkers verder te ontwikkelen. Bijvoorbeeld voeren van het goede gesprek, opdracht gestuurd werken en het werken met leefstijlen.
• te doen; ondernemen, uitproberen, experimenteren. Bijvoorbeeld met verschillende gespreksvormen of slimme toepassingen van nieuwe technologie.
• te delen en te leren. Bijvoorbeeld door koffie-connects en proeftuinparades te organiseren.
• structuur en sturingsfilosofie te herijken en ondersteunend aan organisatie te laten werken.

Daarnaast wordt een methodiek ontwikkeld van strategische personeelsplanning en vlootschouw. Dat dient als instrument voor het management om tijdig te sturen of anticiperen op goede balans in personeelssamenstelling en effectieve inzet van medewerkers.
Om de juiste mensen aan onze organisatie te (blijven) binden, in een aantrekkende arbeidsmarkt, is het belangrijk om te investeren in onze aantrekkelijkheid als werkgever. Dit doen we door te blijven investeren in een uitdagende en prettige werkomgeving, in ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden en een goede werk-privébalans. Daarnaast moderniseren we onze stijl van arbeidsmarktcommunicatie. Via social media vernieuwen we onze wervingsmethode, we ontwikkelen personeel- en organisatie-storytelling en vertellen ‘het verhaal van Houten’. Zo kunnen we de inhoudelijke uitdagingen van Houten voor het voetlicht brengen, de kenmerken van de gemeente Houten als werkgever en bijvoorbeeld duidelijk maken welke toekomstperspectieven aan jonge medewerkers worden geboden.

Tot slot gaan werving- en selectieprocedures zich meer richten op mensen met een functionele arbeidsbeperking. In het verlengde:

• worden job-coaching (in- en extern) georganiseerd;
• wordt ruimte gemaakt voor werkplekaanpassingen;
• wordt het management voorbereid op hun specifieke begeleidingstaken;
• worden maatregelen getroffen voor duurzame inzetbaarheid;
• en worden loonkostensubsidies intensief benut.

Focus op informatiemanagement en -veiligheid
In 2017 is met het vaststellen van het ‘Informatiebeleidsplan Informatiegestuurd werken’ het nieuwe informatiebeleid in werking getreden. In het plan staan een vijftal belangrijke thema’s dan wel uitdagingen voor de komende tijd centraal:

1. Beter met informatie leren omgaan (informatiegestuurd werken)
2. De basis op orde brengen (informatiehuishouding)
3. Digitaliseren, archiveren en het voorkomen van digitale dementie
4. Het borgen van privacy en veiligheid
5. Leidinggeven aan en het organiseren van de informatiefunctie

De visie en de uitgangspunten zoals verwoord het informatiebeleidsplan 2017-2018 zullen onverminderd ook voor 2019 gelden. In het vierde kwartaal van 2018 wordt wel de uitvoeringsagenda die voortvloeit uit het plan geactualiseerd. Mogelijk dat er daarbij hier en daar andere accenten zullen worden gelegd. In ieder geval is het volgende aan de orde komend jaar:

• Informatiegestuurd werken

De gemeente Houten en haar netwerkpartners beschikken over veel informatie die helpend kan zijn om in het belang van de inwoners meer resultaatgericht te sturen. Deze data wordt nu nog in onvoldoende mate gevonden en benut. Ook wordt deze data nog onvoldoende omgezet in relevante informatie die leidt tot de definitie van verifieerbare resultaten waarop gestuurd kan worden. Daarom is er in 2018 een scholingstraject in het sociaal domein gestart, waarbij wordt geleerd om meer dan nu het geval is informatie gedreven te sturen. Dit traject is tevens een pilottraject. De pilot is inmiddels afgerond en wordt geëvalueerd. Bekeken wordt of de gekozen aanpak breder in de organisatie kan worden uitgerold. Uitgangspunt is dat zij ondersteunend is aan de nieuwe manier van werken, het opdrachtgestuurd werken passend bij de nieuwe organisatie.

• De basis op orde brengen

Optimaal inwoners bedienen en werken in een tijd waarin technologie steeds sneller vernieuwd vraagt om een flexibele ICT omgeving. Systemen moeten op elkaar worden aangesloten zodat het werken zo geautomatiseerd mogelijk gaat. Processen moeten flexibel maar zeker veilig kunnen worden vernieuwd. Waar mogelijk gaan we over op ‘cloud computing’. Dit is een informatietechnologie die via internet toegang geeft tot gegevens, software en hardware. ‘In de Cloud’ wil zeggen dat de gegevens bij een extern ‘datacenter’ staan en op die plek ook het applicatiebeheer wordt gevoerd. Het voordeel van ‘cloud computing’ is dat harde schijven en andere servers niet meer nodig zijn. Dit werkt kostenbesparend, aangezien kan worden bespaard op onder meer licenties en software. Daarnaast inventariseren we de komende periode de werkprocessen van de meest gevraagde producten door inwoners en bedrijven die zich voor verdere automatisering lenen. Op deze wijze kan prioritering plaatsvinden in het investeren in koppeling van de e-formulieren aan de achterliggende systemen. In 2018 voeren we tevens een toekomstbestendig bestuurlijk digitaal informatiesysteem in dat verder wordt doorontwikkeld in 2019.

• Digitaliseren, archiveren en het voorkomen van digitale dementie

Degenen die ons hun gegevens of informatie verstrekken, hebben er recht op dat we daar vertrouwelijk en op een goede manier mee omgaan. In 2016 hebben we op basis van een onderzoek een matige score behaald, en daarom is een verbetertraject opgestart. Zowel het verkrijgen, vastleggen en bewerken als het bewaren van gegevens leggen we onder de loep. De uitkomsten van dit traject vormen de basis voor de implementatie van maatregelen en verbeteringen de komende periode.

• Het borgen van privacy en veiligheid

Alle gemeenten zijn druk bezig om hun IT-omgeving in te richten conform de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Het betreft in totaal 303 maatregelen. Deze maatregelen worden samengevat in 38 beleidsnotities. In 2019 zullen naar verwachting al deze notities in Houten zijn uitgewerkt en vastgesteld. Naast het opstellen van de beleidskaders vraagt ook de implementatie en borging hiervan in 2019 de nodige aandacht. Naast het treffen van technische en organisatorische maatregelen zal verder blijvend aandacht nodig zijn voor bewustwording bij alle medewerkers. Daar waar mogelijk wordt op dit terrein zoveel mogelijk samengewerkt met gemeenten in de regio maar ook via landelijke organisaties zoals de, onder de VNG vlag opererende, Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD).

Evenals in 2018 zal het college ook in 2019 een collegeverklaring en assurancerapport afgeven waarmee een uitspraak wordt gedaan over de beheersingsmaatregelen op het gebied van informatiebeveiliging van Suwinet (het systeem waarin gemeenten met overheidsinstanties informatie over burgers delen).

• Leidinggeven aan en het organiseren van de informatiefunctie

In 2014 zijn de taken, die betrekking hebben op de informatiefunctie, verdeeld over verschillende afdelingen. Dit leidt echter tot onvoldoende afstemming, prioritering en samenwerking tussen de onderdelen en mensen in de organisatie die hier een functie in vervullen. In het licht van het belang van het informatiegestuurd werken, de digitalisering en de informatieveiligheid en privacy, is dit een belangrijk aandachtspunt. In de nieuwe hoofdstructuur van de organisatie is daarom onder meer voorzien in een team Informatie. Alle taken die betrekking hebben op de informatiefunctie worden in dit team bijeen gebracht, zoals de informatieadviseurs, GEO-informatie en ICT beheer.

Indicatoren
In onderstaande tabel zijn de van toepassing zijnde BBV-indicatoren binnen het taakveld  'Bestuur en ondersteuning' per 1 januari van het betreffende jaar weergegeven.

Betrokkenheid verbonden partijen
Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht (BghU)
Deze gemeenschappelijke regeling heeft tot doel uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency samen te werken bij de beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschapsbelasting en gemeentelijke belastingen, evenals bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en het beheer en de uitvoering van vastgoedinformatie.